Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een e-factuur?

Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een e-factuur?

Elektronisch factureren is het digitaal versturen van een factuur. Toch is er een onderscheid tussen een digitale factuur en een e-factuur. Wat is het verschil tussen deze twee vormen van factureren?

Wat is een digitale factuur?

Digitaal factureren is de verzamelnaam voor alle facturen die niet op papier staan, maar digitaal worden verzonden. Dit kan een Word-document of PDF-bestand zijn, die via de e-mail wordt verzonden.

Wat is een e-factuur?

Vaak wordt het begrip e-factuur (ten onrechte) op dezelfde manier gebruikt als de digitale factuur. De e-facturatie is namelijk slechts een vorm van digitaal factureren. Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (geen PDF of Word). Er is sprake van een e-factuur als de nota wordt opgesteld door een softwareprogramma en rechtstreeks naar het softwareprogramma van de ontvanger wordt gestuurd.

Het grote verschil

Er zijn dus verschillen tussen de ‘algemene’ digitale factuur en de e-factuur.

  • Digitale factuur: de factuur is door mensen opgesteld en wordt door mensen verwerkt.
  • E-factuur: de factuur is door een softwareprogramma opgesteld in een .XML formaat en wordt door een ander softwareprogramma verwerkt.

Het grote verschil tussen de twee vormen van factureren is dat de ene factuur voor en door mensen wordt gemaakt, terwijl de ander geheel automatisch wordt opgesteld en verwerkt.

Het komt vaak voor dat bedrijven zeggen dat ze elektronisch factureren, terwijl ze in feite bedoelen dat ze aan digitale facturatie doen. Digitaal factureren levert op zichzelf geen grote besparingen op. De meeste winst wordt pas geboekt zodra een bedrijf overgaat op e-facturatie.

Voordelen e-facturatie

De winst van e-facturatie wordt voornamelijk geboekt door een groei in efficiëntie; alles gaat volledig automatisch. Zo bespaart u tijd én geld. Er zijn geen manuele handelingen meer nodig, waardoor ook de kans op fouten daalt.

Wat heeft u nodig voor e-facturatie?

In feite heeft u voor e-facturatie slechts één ding nodig: een boekhoudtool die beschikt over een koppeling met een andere boekhoudtool. Deze twee softwareprogramma’s kunnen vervolgens onderling facturen uitwisselen.

Bent u benieuwd of uw onderneming klaar is om de stap te maken naar e-facturatie? Vraag direct een vrijblijvende offerte op om de mogelijkheden te bespreken met één van onze experts.