Dubieuze debiteuren voorkomen - Creditpay.nu

Dubieuze debiteuren voorkomen

Officieel is de uitleg van een dubieuze debiteur een klant die op rekening heeft gekocht en waarvan nog maar de vraag is of u het geld ontvangt.

Beter voorkomen dan genezen

In de praktijk is het spreekwoord “beter voorkomen dan genezen” waar het omgaat. Zeker als uw bedrijf te maken heeft met lage marges en een hoog volume is het ronduit frustrerend om te constateren dat de eerste duizenden euro’s omzet alleen dienen om het verlies op die ene dubieuze debiteur terug te verdienen! Gedurende de waan van de dag en niet aflatende “honger” naar nieuwe klanten en omzet zit het gevaar in een klein hoekje.

De risico’s op dubieuze debiteuren zijn deels afhankelijk van de branche en het geleverde product/dienst. U kunt zich wellicht voorstellen dat een uitgeverij meer risico loopt dan een leverancier van vlees die zijn nieuwe klanten contant bij aflevering laat betalen. Een bewuste dubieuze debiteur kan achteraf makkelijk gaan klagen bij de uitgever dat er “iets” niet goed is geweest aan de plaatsing. Waarschijnlijk is de vleesleverancier al door schade en schande wijs geworden en wordt er daarom bij nieuwe klanten alleen contact geleverd.

Wat kunt u doen?

Om dubieuze debiteuren in uw boeken te voorkomen of de voorziening “oninbare vorderingen” zo laag mogelijk te houden is het zeer belangrijk om een vaste (debiteuren) procedure te hanteren. Graag deel ik met u enkele praktische tips en ervaringen om toekomstige schade te voorkomen of te beperken:

  1. Als u geen vaste procedure hanteert bij acceptatie van nieuwe klanten, adviseer ik u om dit wel te gaan doen. Om te komen tot een praktische procedure kan het helpen om te onderzoeken of er overeenkomsten zijn te vinden binnen de dossiers die u als “dubieuze debiteur” kenmerkt en waar schades zijn geleden. Betrof het vooral nieuwe klanten bijvoorbeeld op een onlogisch grote afstand gevestigd? Onderhandelde de nieuwe klant helemaal niet over de prijs? Was er een (oplopende) trend te ontdekken bij de bestaande klant in de gemiddelde betaaltermijn? Er zijn vast binnen uw bedrijf nog veel meer “stoplicht” meldingen te verzinnen die bijdragen aan het tijdig signaleren van een dubieuze debiteur.
  2. Als er binnen het bedrijf meerdere personen betrokken zijn bij de acceptatie van een nieuwe klant (debiteur) kan het praktisch zijn om standaard vanaf een bepaalde orderhoogte een uitgebreidere controle ter voorkoming van  dubieuze debiteuren toe te passen. U besluit dat de financiële afdeling bij een eerste order boven €xxxx altijd een kredietwaardigheidscheck moet (laten) uitvoeren. Neem hierin altijd de bestuurder van de onderneming mee! Bij een nog maar pas geïnstalleerde bestuurder altijd extra oppassen en een (bestuurders)check op eerdere faillissementen uitvoeren. Google is al een prima basis hiervoor en als u de naam van de bestuurder combineert met “faillissement” gaan er met regelmaat belletjes rinkelen!
  3. Het is aan te raden om iedere verantwoordelijke binnen het proces een onderdeel van een checklist af te laten paraferen, zodat een ieder zich bewust is van zijn/haar verantwoordelijkheden als het gaat om dubieuze debiteuren te voorkomen. Ontwikkel een checklist die u in de praktijk aan kunt scherpen. Binnen ons bedrijf heeft deze checklist ook de titel “Checklist ter voorkoming van dubieuze debiteuren”. Duidelijker kan niet en iedereen voelt zijn/haar verantwoordelijkheid hierdoor optimaal.

Er zijn verschillende partijen die u een abonnement aanbieden zodat u zelf nieuwe klanten en hun bestuurder kunt checken. Voor veel bedrijven lijkt dit gezien de kosten onaantrekkelijk maar als er één dubieuze debiteur door de controle tegen de lamp loopt….. U kunt altijd nog overwegen om bijvoorbeeld een externe partij een controle uit te laten voeren. Vaak bedragen de kosten hiervoor tussen de €20,- en de €40,- en bent u goed geïnformeerd over de risico’s die u neemt. Graag ga ik met u in gesprek om u van praktische tips te voorzien om het risico op dubieuze debiteuren binnen uw bedrijf te voorkomen.